BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que nada mais é do que a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. BPO Financeiro então é, em linhas gerais, quando se contrata uma empresa terceirizada para realizar a gestão das finanças do seu empreendimento.

BPO FINANCEIRO

Em um cenário de especialização cada vez maior, os empreendedores precisam se cercar de soluções periféricas que abram espaço à dedicação integral ao core business.

Muitas vezes você deve se perguntar: Meu negócio ainda é pequeno, estou iniciando, consigo dar conta das demandas financeiras durante a noite ou final de semana? Não tenho uma pessoa específica para isso porque o negócio ainda não comporta e pagar terceirização pode ter um custo elevado.

Então vamos entender o que é um BPO Financeiro, suas características e como ele pode te ajudar a crescer sem medo, cumprindo todas as obrigações inerentes à atividade empresarial.

O que é um BPO Financeiro

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que nada mais é do que a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. BPO Financeiro então é, em linhas gerais, quando se contrata uma empresa terceirizada para realizar a gestão das finanças do seu empreendimento.

E para autônomos, micro e pequenas empresas que tem pouca ou nenhuma estrutura, o BPO financeiro acaba sendo uma excelente solução para ter um processo de qualidade e seguro, sem ter que crescer fora do core business. Para empresas maiores e mais complexas, em função da alta demanda e da burocracia, se torna imperativo contar com um ou mais parceiros especialistas em demandas financeiras e contábeis.

Quais são as entregas de um BPO Financeiro?

Nesta primeira fase, o prestador de serviço mergulha na vida financeira e contábil da empresa, conhecendo os processos, vendo o histórico de transformação do negócio e todas as tarefas administrativas necessárias. Conhece os sistemas utilizados e as pessoas envolvidas na operação – se for uma empresa maior – e conversa com o empreendedor para entender o momento e as expectativas em relação ao trabalho. Esta etapa deve acontecer somente após o contrato assinado, sob risco de problemas quanto a conflito de interesses e segurança da informação.

O objetivo é entender o cenário e propor mudanças no processo que respondam às necessidades e expectativas do empreendedor que contratou o serviço. Ferramentas, sistemas, métricas, controles, acompanhamento diário, mensal e anual são definidos nesta etapa, bem como os relatórios gerenciais que serão entregues nos tempos determinados. 

Na prática esse onboarding acontece apenas uma vez e, realizar ele com qualidade, é fator determinante para o sucesso da parceria. Como o ditado diz “combinado não sai caro”.

Manutenção da operação

Essa etapa é o coração do BPO Financeiro porque é o dia a dia. São as rotinas e como são executadas pelo parceiro, atendendo as obrigações legais e burocráticas e gerando informação estratégica para a tomada de decisão na empresa. De maneira geral, o que é realizado nesta etapa, são fluxos contínuos de trabalho, muitos deles mediados por tecnologia que garante segurança e agilidade de processo. Conheça alguns:

• controle de contas a pagar e receber;
• identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
• conciliação bancária;
• elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
• análise das informações gerenciais e indicadores.

Que cuidados deve se ter com a terceirização BPO Financeiro?

Como toda relação profissional, é importante tomar todos os cuidados legais para ter segurança jurídica e a melhor experiência. Aqui segue uma relação de cuidados que devem ser tomados e que vão garantir o sucesso da operação do BPO Financeiro:

• Garantir a segurança dos dados da empresa através de um ambiente único e integrado
• Estipular um processo de comunicação claro e direto, seguindo rituais específicos para cada tema
• Ser transparente nas informações não misturando temas que não se relacionam
• Criar processo de validação do fluxo financeiro em mais de um nível, garantindo a segurança dos valores em conta pessoa jurídica

Quais são os serviços de um BPO Financeiro?

Obviamente cada empresa tem um determinado porte, especificidades e necessidades quando terceiriza através de um BPO Financeiro. Por isso é decisivo entender qual o seu cenário antes de contratar o serviço. Em linhas gerais, os serviços agregados mais comuns são:

• Conciliação diária de todas as entradas e saídas do negócio. 
• Gerenciamento de pagamentos de fornecedores, 
• Lançamento de contas a pagar na plataforma de gestão financeira
• Outras atividades inerentes ao processo de BPO Financeiro:
• Elaboração do fluxo de caixa;
• Gestão de indicadores;
• Análise de crédito;
• Gestão de documentos.

Quais são as vantagens de optar pela terceirização com BPO Financeiro?

Os microempreendedores individuais e as micro e pequenas empresas normalmente tem uma estrutura muito enxuta e focada no negócio. Os donos – empreendedores – são de diversos ramos de atividade – médicos, engenheiros, publicitários, profissionais de marketing, psicólogos, entre outros – e, a não ser que tenham uma segunda formação em finanças, não tem competência técnica para dominar e fazer deste tema uma coisa simples. Além disso, não há tempo para rotinas que normalmente são diárias e burocráticas.

Em linhas gerais, as vantagens para terceirizar a gestão financeira são as mesmas do que quando se terceiriza a contabilidade, por exemplo. E sempre que essas duas expertises estão juntas, a empresa tem a ganhar. As principais vantagens de terceirizar o BPO Financeiro são:

tecnologia apropriada com custo justo;

• profissionais especializados fora da folha de pagamento;
• inviabilidade de ter um setor para essa atividade;
• suporte legal em questões financeiras, tributárias, administrativas, de pessoas
• possibilidade de atuar 100% no core business, recebendo informações gerenciais de qualidade diariamente

Esta é uma visão geral dos serviços de BPO Financeiro, mas os serviços prestados a cada cliente, podendo ser reduzidos ou ampliados de acordo com as suas necessidades.